4 توصیه مهم برای شرکتهایی که قصد تعویض نرم‌افزار Helpdesk دارند

شرکتها و سازمانهایی را دیده‌ایم که به دلیل رعایت نکردن موارد زیر 2 و حتی 3 بار نرم‌افزار Helpdesk خود را عوض کرده‌اند.
بنظر شما این شرکتها استراتژی درستی برای عوض کردن نرم‌افزارشان داشته‌اند؟
آیا مشکل فقط از نرم‌افزار بوده است؟
در این مقاله قصد داریم نکاتی را به شما بگوییم تا بتوانید بهترین تصمیم را در این باره گرفته و به نفع خود و سازمانتان عمل کنید.

فرهنگ سازمانی

بررسی فرهنگ سازمانی
اولین و مهمترین موردی که باید به آن توجه کرد بررسی فرهنگ سازمان است. اگر بخواهیم واقع بینانه به مساله نگاه کنیم هنوز استفاده از نرم‌افزارها و ابزارهای ITIL در بسیاری از سازمان‌ها به درستی جا نیفتاده است؛ بخش IT سازمان وظیفه دارد قبل از راه‌اندازی نرم‌افزار Helpdesk کاربران را توجیه کند و اهمیت استفاده از این نرم‌افزار را برای آنها توضیح دهد. کاربران تا ندانند که نرم‌افزار Helpdesk چیست و چه کمکی به آنها می‌کند در استفاده از آن مقاومت زیادی می‌کنند. بنابراین گام اول راه‌اندازی نرم‌افزار Helpdesk آماده‌سازی ذهنها و آموزش است.

پس قبل از اینکه تصمیم بگیرید نرم‌افزار Helpdesk فعلی خود را عوض کنید، بررسی کنید که آیا نرم‌افزار مشکل دارد یا کاربران در استفاده از آن (به دلیل عدم آموزش صحیح و جا نیفتادن فرهنگ استفاده از آن) مقاومت می‌کنند؟

شناسایی نیازها و بررسی دقیق امکانات نرم‌افزار فعلی
موضوع دیگری که باید به آن دقت کرد شناسایی نیازهای خود و مقایسه آن با نرم‌افزار فعلی است. خیلی از سازمانها با اینکه چند سال است که نرم‌افزار Helpdesk خریداری کرده‌اند اما اطلاع دقیقی از همه امکانات آن ندارند. شاید خیلی از نیازهای شما از طریق همین نرم‌افزار قابل حل باشد و دیگر نیازی به عوض کردن آن نداشته باشید.مساله دیگر اینکه قبل از اقدام به خرید نرم‌افزار جدید حتما فهرستی از نیازمندی‌های خود تهیه کنید و از نمایندگان شرکتی که از آنها خدمات Helpdesk می‌گیرید بخواهید که آنها را به نرم‌افزار اضافه کرده و یا حداقل راهکاری ارائه دهند.

برسی نیاز ها
علامت سوال

آیا عوض کردن نرم‌افزار با توجه به شرایط سازمان کار درستی است؟
بعد از بررسی نیازها و اطمینان از اینکه نرم‌افزار فعلی جوابگوی نیاز نیست و تیم پشتیانی خوبی هم ندارد این چند سوال را از خود بپرسید:
• آیا کاربران سازمان آمادگی پذیرش نرم‌افزار Helpdesk جدید را دارند؟
• آیا از نظر هزینه، عوض کردن نرم‌افزار در شرایط فعلی کار درستی است؟
• آیا زمان و نیروی کافی برای راه‌اندازی نرم‌افزار جدید وجود دارد؟

اگر جواب این سوالات مثبت است به سراغ مرحله بعد بروید وگرنه دست نگه دارید و از یک شکست دیگر جلوگیری کنید.

عجله نکنید!!! ابتدا نرم‌افزار جدید را پایلوت کنید.
شرکتهایی که یکبار تجربه ناموفق داشته‌اند باید با دقت بیشتری نرم‌افزار بعدی را انتخاب کنند (در مقاله مربوط به نکات مهم در هنگام خرید نرم‌افزار Helpdesk این موضوع به طور کامل شرح داده شده است). پس عجله نکنید و با دقت نرم‌افزار منتخب خود را مورد تحلیل و بررسی قرار دهید. بهترین کار ممکن این است که بعد از انتخاب نرم‌افزار جدید و قبل از نهایی کردن خرید حتما آن را در سازمان خود با دیتای واقعی پایلوت کنید. این کار کمک می‌کند تا بهترین تصمیم را بگیرید و از خرید خود مطمئن باشید.

عجله کردن