بازدید دوره ای (PM)

PM یک روش قانونمند نگهداری و تعمیرات است، که طی آن وضعیت تجهیزات، به طور دائم به وسیله بازرسی های فنی و روانکاری های منظم و دوره ای و اقدامات پیش گیرانه، به منظور کاهش احتمال وقوع خرابی های ناگهانی، تحت نظارت قرار گرفته و بدینوسیله ضرورت انجام تعمیرات جزئی و یا کلی تعیین می گردد، تا از توقفات اضطراری و برنامه ریزی نشده یا هر نوع خرابی دیگری پیش گیری شود.

شرکتهایی که برنامه ریزی برای نگهداری تجهیزات را جدی گرفته اند در واقع مدیریت زمان و هزینه را جدی گرفته و تلاش می کنند تا با ارائه یک برنامه منظم و درست میزان تلفات و خرابی دستگاهها و سرویسهای IT را به حداقل برسانند. در واقع مدیریت نگهداری و تعمیرات در فناوری اطلاعات یکی از مهمترین برنامه های IT بوده و مدیران آن را بسیار جدی می پندارند. نرم افزار Helpdesk گاما به شما این امکان را می دهد تا فعالیتهایی را که روی تجهیزات شرکت خود به صورت دوره ای انجام می دهید در قالب برنامه بازدید دوره ای (PM) ثبت کرده تا خود سامانه در زمان مقرر وظیفه ای را به کارتابل مسئول بازدید جهت اقدام ارسال نماید.

گاما داشبوردی در اختیارتان قرار می دهد تا بتوانید کلیه برنامه های تعریف شده به همراه زمان انجام و مسئول آن را مشاهده کنید و در صورت نیاز بتوانید برای مدت زمان مشخصی برنامه ای را حذف یا مسئول بازدید آن را عوض کنید. برنامه ها همه در یک نگاه به شما نشان داده شده و شما به آسانی می توانید فعالیتهای آتی خود را مشاهده و آنها را مطابق با حجم کاری خود مدیریت نمایید.

با ایجاد تقویم ساعت و روزهای کاری دیگر نگران عقب افتادن کارها و بازدیدها نخواهید بود و می توانید برنامه خود را متناسب با روزها و ساعات اداری و غیر اداری تعریف کنید. گاما بصورت خودکار فعالیتهای بازدید شما را با در نظر گرفتن ایام تعطیل و تقویم کاری تعریف شده تنظیم نموده و فعالیتهای مورد نظر شما را زمان بندی خواهد کرد.

در نگهداری و تعميرات، دو شاخص شناخته شده وجود دارد:

• MTTR (Mean time to Repair)

• MTBF (Mean time between Failures)

اين شاخص‌ها نشان می‌دهند به طور متوسط دستگاه چند ساعت می‌تواند سالم (Up time) كار كند (بدون خرابی) و زمان تعمير بر روی تجهيز به طور متوسط (Down time) چند ساعت است. متوسط زمان سالم كار كردن دستگاه (MTBF) شاخصي مثبت است؛ به عبارتی ما به دنبال افزايش اين زمان يا شاخص هستيم و متوسط زمان تعمير دستگاه (MTTR) شاخصی منفی است؛ به عبارتی ما به دنبال روش‌هايی هستيم كه بتواند ساعات تعمير روی دستگاه را كاهش دهد.

• امکان ثبت فعالیتها
• تعیین زمان استاندارد به ازای هر فعالیت
• تعریف دستورالعمل برای هر فعالیت
• امکان گروه بندی فعالیتها
• امکان تعیین تجهیزاتی که نیاز به بازدید دارند
• زمانبندی فعالیتهای دوره ای
• امکان تعریف برنامه بازدید
• امکان تعریف روزهای تعطیل و ساعات کاری
• ایجاد Task های خودکار بر اساس زمانبندی های انجام شده
• امکان تعریف فرایند برای وظایف برنامه ریزی شده (تایید مدیر یا ناظر و سپس ارجاع به تیم یا شخص بازدید کننده)
• نمایش گزارشهای مرتبط برای مشاهده برنامه های تعریف شده به همراه ریز فعالیتها
• نمایش گزارشهای مختلف از نتایج بازدید دوره ای
• گرفتن خروجی از برنامه بازدید و نتایج آن
• اطلاع رسانی خودکار (Email ،Alarm و SMS)

برنامه‌ریزی فعالیتها به ۲ منظور تعریف می‌گردد.

• فعالیتهای پیشگیرانه
• سرویسهای روتین

همانگونه که در نمونه‌های فوق مشاهده می‌شود، از فعالیتهای برنامه‌ریزی می‌توان به منظور تعمیرات پیشگیرانه و نیز  فعالیتهای روتین استفاده کرد.
همچنین در نرم افزار gamma help desk، امکان تعریف گروه وظایف، وظایف، و دستور العمل نحوه انجام وظایف با تعیین مدت استاندارد انجام هر وظیفه پیش بینی شده است. دستورالعمل انجام کارها به ویژه برای فعالیتهای تخصصی که نیاز به دانشش کارشناسی دارد باعث حفظ دانش سازمانی شده و در ارتقای بهره‌وری سازمانی نقش عمده‌ای خواهد داشت.

برنامه‌ها پس از تعریف به صورت خودکار توسط سامانه در دوره‌های زمان‌بندی شده به کارتابل کارشناسان مورد نظر ارسال می‌‌گردد. هنگام زمان‌بندی مواردی از جمله

• تقویم کاری
• ساعات کاری
• سقف انجام فعالیتهای برنامه‌ریزی شده در هر روز لحاظ می‌شود.

راهبر سامانه، یا مسئول برنامه‌ریزی به راحتی می‌تواند با کمک گرفتن از ابزار تقویم (drag-drop) در نرم افزار Help Desk گاما، برنامه پیشنهادی سامانه را به نحوه دلخواه تغییر دهد. این آزادی عمل به مسئول کمک می‌کند تا مدیریت بهتری بر روی برنامه‌ها داشته باشد.

تقویم زمان بندی کارها

تقویم زمان بندی در Help desk گاما

هر کارشناس در کارتابل خود اقدامها و ریز فعالیتهای مرتبط با یک فعالیت برنامه‌ریزی شده را ثبت می‌کند. در صورتیکه پس از انجام بازید دوره‌ای کارشناس متوجه اشکالی گردد که نیازمند ایجاد درخواست باشد از همانجا اقدام به ثبت درخواست incidentt نموده و ارتباط آن با این فعالیت برنامه‌ریزی شده به صورت اتوماتیک برقرار می‌گردد.

پس از اجرای برنامه به ازای هر دارایی یک درخواست مطابق الگوی زمانی برنامه و براساس گردش کار تعریف شده به کارپوشه کارشناسان متناظر فرستاده می‌شود. نمونه فرم اقدام و کارپوشه در شکلهای زیر مشخص شده است:

نحوه تعریف و اجرای قابلیت سرویس دوره‌ای (pm) گاما ITSM را از طریق دانلود فایل زیر، بیاموزید:

گاما ITSM دارای قابلیت‌هایی از جمله موارد زیر می‌باشد:

• مدیریت درخواست (Request Fulfillment)
• مدیریت تجهیزات (Asset Management)
• مدیریت انبار (Inventory Management)
• مدیریت پایگاه دانش (Knowledge Base Managemet)
• مدیریت توافق‌نامه سطح خدمت (SLA Management)
• مدیریت گردشهای کاری (Workflow)

برای آشنایی با دیگر قابلیت‌های گاما ITSM، از صفحه ویژگی‌های گاما دیدن فرمایید.