مقدمه سامانه گاما یک سیستم مدیریت درخواست می‌باشد که این درخواست می‌تواند درخواست اعلام خرابی،درخواست خرید، درخواست ورود به انبار، درخواست نقل و انتقال تجهیزات و ... باشد. در این مستند سعی شده که فرایندهای اصلی و پرکاربرد حوزه فناوری اطلاعات معرفی گردد.
فرایند ارسال درخواست یکی از اصلی‌ترین و پرکاربردترین فرایندهای سامانه مدیریت درخواست گاما می‌باشد. منظور از درخواست، تمامی درخواست‌هایی است که کاربر نهایی ارسال می‌کند. (مثال: درخواست خرابی چاپگر، درخواست کیبورد جدید، درخواست ارتقاء سیستم و ...) .شکل زیر دیاگرام مربوط به این فرایند را نشان می‌دهد:
بعد از ثبت درخواست، یک شماره پیگیری به درخواست‌دهنده داده می‌شود تا از طریق آن بتواند درخواست خود را پیگیری نموده و از آخرین وضعیت درخواست خود مطلع گردد. طبق تنظیماتی که از قبل انجام شده است (با توجه به نوع درخواست، واحد یا ساختمان درخواست‌دهنده و ...) درخواست به مدیر مسئول (جهت تایید یا عدم تایید درخواست) یا کارشناس IT (جهت انجام اقدامات لازم) ارسال می‌گردد. کارشناس تشخیص می‌دهد که آیا این درخواست نیاز به قطعه دارد یا خیر. درصورتیکه نیاز به قطعه داشته باشد درخواست را به مسئول انبار ارجاع زده و قطعه مورد نیاز را از وی تقاضا می‌کند (توضیحات لازم در شرح ارجاع نوشته می‌شود). مسئول انبار قطعه درخواست شده را در انبار خود جستجو نموده و در صورتیکه در انبار موجود باشد از انبار اصلی به انبار موقتی که کارشناسان IT به آن دسترسی دارند انتقال داده و دوباره درخواست را به کارشناس برمی‌گرداند. کارشناس مجموعه اقدامات خود را روی درخواست ثبت نموده و وضعیت درخواست را مشخص می‌کند. در این حالت درخواست دوباره به درخواست‌دهنده جهت تایید نهایی درخواست بازگردانده می‌شود
نکته 1: تایید نهایی درخواست با توجه به تنظیمات اولیه انجام می‌شود که می‌تواند توسط درخواست‌دهنده، خود کارشناس IT یا شخص دیگری انجام پذیرد. نکته 2: در صورتیکه درخواست نیاز به قطعه نداشته باشد مرحله ارجاع به مسئول انبار حذف خواهد شد.
فرایند خرید مربوط به زمانی می‌شود که موجودی انبار رو به اتمام باشد یا نیاز به یک کالای جدید احساس شود. فرایند خرید شامل دو مرحله می‌شود: مرحله اول فرایند خرید می‌باشد که این درخواست درنهایت برای مسئول خرید ارسال می‌شود تا کالاهای تقاضا شده را خریداری نماید و مرحله دوم ورود به انبار (ثبت خرید) می‌باشد که کالاهای خریداری شده را به موجودی انبار اضافه می‌کنیم. (این مرحله در بخش 4 توضیح داده شده است) شکل زیر دیاگرام مربوط به چرخه درخواست خرید را نشان می‌دهد:
فرایند ورود به انبار می‌تواند بر اساس درخواست خرید (که در بخش بالا توضیح داده شد) یا بصورت مستقیم ثبت شود و به این صورت می‌باشد که کالاهایی که خریداری شده است توسط مسئول خرید ثبت می‌گردد و پس از تایید ناظر موجودی انبار بروز می‌گردد. شکل زیر دیاگرام مربوط به فرایند ورود به انبار را نشان می‌دهد:
در اکثر سازمان‌ها انتقال تجهیزات بین واحدها، ساختمان‌ها و افراد، بسیار زیاد اتفاق می‌افتد و حتی در سازمان‌هایی که با پیمانکار قرارداد دارند ممکن است دستگاه برای تعمیر از سازمان خارج شده و دوباره به واحد مربوطه برگردد.
جابجایی تجهیزات بین واحدها و افراد در یک سازمان یا ساختمان، نقل وانتقال داخلی محسوب می‌شود و فرایند آن به شکل زیر می باشد:
فرایند نقل و انتقال با ثبت درخواست نقل و انتقال توسط کارشناس فناوری یا هر شخصی که مجوز این کار را دارد آغاز می گردد. بعد از ثبت نقل و انتقال، یک سند ایجاد گشته و برای مدیر فناوری یا هر شخصی که باید این جابجایی را تایید کند ارسال می گردد. (تعیین تایید کننده از قبل توسط راهبر سامانه مشخص می گردد) چنانچه مدیر مسئول، درخواست را تایید کند، این سند بسته شده و تجهیز یا تجهیزات مربوطه به صورت خودکار بروز رسانی می شوند (با توجه به درخواست ثبت شده ممکن است واحد سازمانی، ساختمان و یا شخص استفاده کننده و همچنین وضیعت تجهیز تغییر کند) و در صورتیکه تایید نکند، سند برای شخص ثبت کننده برگشت داده شده و هیچ تغییری روی تجهیز مربوطه اتفاق نخواهد افتاد.
نکته مهم : در هنگام ثبت فرم نقل و انتقال، باید دلیل نقل و انتقال تجهیزات مشخص گردد (به علت تعمیر، اسقاط، برگشت از تعمیرات، جابجایی بین دو شخص و ...) که این دلیل بعد از تایید مدیر وضعیت تجهیز را مشخص خواهد کرد. به عنوان مثال اگر دلیل نقل و انتقال، تعمیر انتخاب شود وضعیت تجهیز (بعد از تایید مدیر) در حال تعمیر خواهد شد یا اگر اسقاط انتخاب شود وضعیت تجهیز به اسقاط تغییر وضعیت خواهد داد.
جابجایی تجهیزات بین ساختمان ها، شرکت ها و افراد در ساختمان ها یا شرکت های دیگر بطوریکه دستگاه از ساختمان خارج شود نقل و انتقال خارجی محسوب می‌شود و فرایند آن به شکل زیر می باشد:
تنها تفاوتی که در نقل و انتقال خارجی نسبت به نقل و انتقال داخلی مشاهده می شود در این است که به علت اینکه دستگاه باید از سازمان خارج شود، حراست نیز باید خروج اموال را تایید نماید.