شما در هنگام خرید نرم‌افزار Help Desk به چه نکته‌ای بیشتر توجه می‌کنید؟
انتظارات شما از نرم‌افزار Help Desk چیست؟
می‌دانید چند شرکت به علت رعایت نکردن اصول صحیح در هنگام خرید نرم‌افزار Help Desk مجبور به کنار گذاشتن یا تعویض آن شوند؟
رعایت نکات زیر به شما کمک می‌کند تا بهترین انتخاب را در کمترین زمان ممکن برای خرید یک نرم‌افزار Help Desk خوب بگیرید:
خیلی مهم است که بدانید در حال تلاش برای حل چه مشکلی هستید و نیاز بخش و سازمان خود را به خوبی بشناسید.
اولین گام برای انتخاب یک نرم افزار Help Desk خوب این است که دقیقا مشخص کنید چه می‌خواهید. فهرستی از نیازها و انتظارات خود را یادداشت کرده و بررسی کنید کدام یک از آنها از درجه اهمیت بالاتری برخوردار است.
دقت کنید نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید با نیازهای شما سازگار بوده و مبتنی بر ITIL باشد. البته این را هم بدانید که هیچ نرم‌افزاری در دنیا وجود ندارد که تمامی فرایندهای ITIL را پیاده‌سازی کرده باشد.در زمان بررسی نرم‌افزار Help Desk، دقت داشته باشید که لزوما زیاد بودن امکانات خوب نیست. در واقع جامعیت نرم‌افزار و فراوانی امکانات آن هر اندازه که خوب است به همان میزان نیز پیچیدگی و و ابستگی ایجاد می‌کند. سعی کنید نیازهای اساسی خود را در آن سامانه مورد جستجو قرار دهید و بطور مثال اگر به دنبال سه ماژول مدیریت درخواست، مدیریت تجهیزات و مدیریت دانش هستید، دقت کنید که سامانه Help Desk مورد نظر شما باید در این سه ماژول بسیار قوی کار کرده باشد و تمامی نیازهای شما را پوشش دهد.
مورد مهم دیگری که باید به آن توجه داشته باشید مساله امنیت نرم‌افزار می‌باشد. حتما در هنگام بررسی نرم‌افزار بحث امینت آن را جدی بگیرید و از شرکت فروشنده بخواهید مجوزهای امنیتی و تست نفوذ اخذ شده را در اختیارتان قرار دهد.
سفارشی‌سازی (بومی‌سازی) به این معنی است که شرکت فروشنده قابلیت توسعه و بهبود نرم‌افزار را مطابق با نیاز شما داشته باشد. به عنوان مثال اگر در هنگام اجرایی کردن نرم‌افزار Help Desk نیاز جدیدی احساس کردید که در نرم‌افزار وجود نداشت امکان اضافه شدن آن وجود داشته باشد.اما در این کار زیاده‌روی نکنید!!! وعده سفارشی‌سازی توسط فروشنده یا دروغ است یا نشان‌دهنده یک محصول بی‌کیفیت.واقعیت این است که هیچ شرکتی نمی‌تواند قول بدهد که همه نیازهای شما را برآورده کند. علت آن هم مشخص است. فرض کنید آن شرکت 100 مشتری داشته باشد و به همه مشتریان وعده سفارشی‌سازی بدهد، در اینصورت کیفیت نرم‌افزار به شدت کاهش می‌یابد و سیستم پر از خطا و اصطلاحا باگ می‌گردد. همچنین برای هیچ شرکتی مقرون به صرفه نیست که بیش از اندازه روی این مساله زمان بگذارد. (مخصوصا نرم‌افزار Help Desk که به صورت پکیج ارائه می‌شود)
کاربر پسند بوده (User Friendly) بحث مهم دیگری است که در هنگام انتخاب نرم‌افزار باید خیلی خوب به آن دقت کرد. کار کردن با یک نرم‌افزار پیچیده و شلوغ اصلا جذاب نیست و ممکن است با مقاومت کاربران همراه باشد. همچنین وابستگی شما را به شرکت فروشنده زیاد می‌کند. مخصوصا در دموی نرم‌افزار توجه کنید محیط کاربران عادی (درخواست‌دهندگان) شلوغ و مبهم نباشد و کار کردن با آن ساده باشد. در خیلی از مواقع پیچیده بودن و جذاب نبودن محیط کاربری نرم‌افزار باعث شکست پروژه می‌شود.
یکی از قابلیت‌های مهمی که هر نرم‌افزار Help Desk باید دارا باشد امکان اتصال و برقراری ارتباط با سایر سامانه‌های شرکت شماست. گاهی اوقات برقراری ارتباط بین سامانه‌ها در زمان و انرژی صرفه جویی می‌کند. به عنوان مثال شما می‌توانید از طریق روشهایی مثل وب‌سرویس، View پایگاه داده، SMTP، SNMP، POP3و … با سایر سامانه‌های سازمان خود ارتباط برقرار نمایید.
به جرات می‌توان گفت مهمترین عامل در انتخاب یک نرم‌افزار Help Desk مناسب پشتیبانی آن است. روی این مورد به شدت حساس باشید و به خوبی در مورد نحوه پشتیبانی و خدمات پس از فروش شرکت فروشنده تحقیق کنید.به نظر شما آیا نرم‌افزار و شرکتی که همه موارد بالا را داشته باشد ولی پشتیبانی خوبی نداشته باشد گزینه مناسبی برای همکاری است؟اگر به موقع پاسخگو نباشند، اگر مشکلات و باگهای نرم‌افزار را به موقع برطرف نکنند، اگر آموزش خوب ارائه ندهند، اگر برنامه‌ای برای بهبود و توسعه نرم‌افزار خود نداشته باشند این نرم‌افزار در سازمان شما به خوبی راه‌اندازی می‌شود؟ آیا نیازهای آینده شما را می‌توانند برطرف کنند؟ مسلما جواب شما هم منفی است.به دنبال نرم‌افزاری باشید که علاوه بر نرم‌افزار به شما دانش و تجربیات ارائه دهد. خرید نرم‌افزار کافی نیست شما باید دانش و راهکارهای لازم را از آنها خریداری کنید و با شرکتی کار کنید که تا آخر پروژه کنارتان باشد تا دغدغه راه‌اندازی آن را نداشته باشید.حتما از شرکت ارائه‌دهنده خدمات Help Desk بخواهید اطلاعات برخی مشتریانشان را در اختیارتان قرار دهند تا بصورت تلفنی و یا حضوری درباره نحوه سرویس‌دهی آنها سوال بپرسید.یکی از آن مشتریان را خودتان انتخاب کنید و ترجیحا به آنها سر بزنید و وضعیت راه‌اندازی و عملیاتی کردن سامانه را از نزدیک ببینید و در مورد پشتیبانی آن شرکت و میزان رضایت آنها سوالاتی بپرسید. شرکتهای زیادی وجود دارند که نرم‌افزار Help Desk خوبی انتخاب کرده‌اند ولی متاسفانه به علت پشتیبانی ضعیف، آن نرم‌افزار را کنار گذاشته‌اند و به سراغ نرم‌افزار‌های دیگری رفته‌اند (برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه توصیه میکنیم مقاله با عنوان ۴ توصیه مهم برای شرکتهایی که قصد تعویض نرم‌افزار Help Desk دارند را مطالعه فرمایید). پس بحث پشتیبانی را جدی بگیرید و روی آن حساس باشید.
0 نظر
نوشتن نظر جدید