4 توصیه مهم برای شرکتهایی که قصد تعویض نرم‌افزار Help Desk دارند

شرکتها و سازمانهایی را دیده‌ایم که به دلیل رعایت نکردن موارد زیر 2 و حتی 3 بار نرم‌افزار Help Desk خود را عوض کرده‌اند.
بنظر شما این شرکتها استراتژی درستی برای عوض کردن نرم‌افزارشان داشته‌اند؟
آیا مشکل فقط از نرم‌افزار بوده است؟
در این مقاله قصد داریم نکاتی را به شما بگوییم تا بتوانید بهترین تصمیم را در این باره گرفته و به نفع خود و سازمانتان عمل کنید.

بررسی فرهنگ سازمانی
اولین و مهمترین موردی که باید به آن توجه کرد بررسی فرهنگ سازمان است. اگر بخواهیم واقع بینانه به مساله نگاه کنیم هنوز استفاده از نرم‌افزارها و ابزارهای ITIL در بسیاری از سازمان‌ها به درستی جا نیفتاده است؛ بخش IT سازمان وظیفه دارد قبل از راه‌اندازی نرم‌افزار Help Desk کاربران را توجیه کند و اهمیت استفاده از این نرم‌افزار را برای آنها توضیح دهد. کاربران تا ندانند که نرم‌افزار Help Desk چیست و چه کمکی به آنها می‌کند در استفاده از آن مقاومت زیادی می‌کنند. بنابراین گام اول راه‌اندازی نرم‌افزار Help Desk آماده‌سازی ذهنها و آموزش است.

شناسایی نیازها و بررسی دقیق امکانات نرم‌افزار فعلی
موضوع دیگری که باید به آن دقت کرد شناسایی نیازهای خود و مقایسه آن با نرم‌افزار فعلی است. خیلی از سازمانها با اینکه چند سال است که نرم‌افزار Help Desk خریداری کرده‌اند اما اطلاع دقیقی از همه امکانات آن ندارند. شاید خیلی از نیازهای شما از طریق همین نرم‌افزار قابل حل باشد و دیگر نیازی به عوض کردن آن نداشته باشید.مساله دیگر اینکه قبل از اقدام به خرید نرم‌افزار جدید حتما فهرستی از نیازمندی‌های خود تهیه کنید و از نمایندگان شرکتی که از آنها خدمات Help Desk می‌گیرید بخواهید که آنها را به نرم‌افزار اضافه کرده و یا حداقل راهکاری ارائه دهند.

آیا عوض کردن نرم‌افزار با توجه به شرایط سازمان کار درستی است؟
بعد از بررسی نیازها و اطمینان از اینکه نرم‌افزار فعلی جوابگوی نیاز نیست و تیم پشتیانی خوبی هم ندارد این چند سوال را از خود بپرسید:
• آیا کاربران سازمان آمادگی پذیرش نرم‌افزار Help Desk جدید را دارند؟
• آیا از نظر هزینه، عوض کردن نرم‌افزار در شرایط فعلی کار درستی است؟
• آیا زمان و نیروی کافی برای راه‌اندازی نرم‌افزار جدید وجود دارد؟

عجله نکنید!!! ابتدا نرم‌افزار جدید را پایلوت کنید.
شرکتهایی که یکبار تجربه ناموفق داشته‌اند باید با دقت بیشتری نرم‌افزار بعدی را انتخاب کنند (در مقاله مربوط به 7 نکته مهم که هنگام خرید نرم افزار Help Desk باید به آن توجه کرد این موضوع به طور کامل شرح داده شده است). پس عجله نکنید و با دقت نرم‌افزار منتخب خود را مورد تحلیل و بررسی قرار دهید. بهترین کار ممکن این است که بعد از انتخاب نرم‌افزار جدید و قبل از نهایی کردن خرید حتما آن را در سازمان خود با دیتای واقعی پایلوت کنید. این کار کمک می‌کند تا بهترین تصمیم را بگیرید و از خرید خود مطمئن باشید.