مخاطبان درسامانه گاما به سه دسته شخص حقیقی، شخص حقوقی و پرسنل تقسیم‌بندی می‌شوند.
شخص حقیقی: افرادی در داخل و بیرون سازمان که از پرسنل اصلی خود سازمان نمی‌باشند را به عنوان شخص حقیقی در نظر می‌گیریم.
شخص حقوقی: شرکتها، سازمانها و برندهایی که با سازمان ما در ارتباط هستند را به عنوان شخص حقوقی تعریف می‌کنیم.
پرسنل: افرادی که به عنوان کارمندان اصلی سازمان هستند را پرسنل گویند.
برای ایجاد مخاطب جدید، از قسمت منو گزینه "ایجاد" را کلیک و نوع مخاطب مورد نظر (حقیقی، حقوقی وپرسنل ) را انتخاب می کنیم تا فرم زیر باز شود.

در این بخش می‌توان مخاطبان را براساس شاخص‌های مورد نظر خود دسته‌بندی کرد. به عنوان مثال مخاطبان مربوط به دایره یا واحدی خاص، نماینده ادارات، شرکتها، مخاطبان شرکتیِ مستقر در سازمان و تمامی موارد دیگری که دسترسی سریع به آنها برای ما اهمیت دارند را در گروهی خاص دسته‌‍بندی می‌کنیم. برای این کار ابتدا باید در قسمت درختواره مخاطبان، دسته‌بندیهای موردنظر را ایجاد کنیم. با کلیک راست برروی درختواره و انتخاب گزینه ایجاد. سپس برای انتقال مخاطب به آن دسته‌بندی، با انتخاب مخاطب موردنظر در قسمت منو با زدن گزینه انتقال به و سپس دسته‌بندی موضوعی، دسته‌بندی مورد نظر را انتخاب می‌کنیم.در انتها با کلیک بر روی هر یک از دسته‌بندیها، مخاطبان مربوط به آن نمایش داده می‌شوند

در این قسمت می‌توان مخاطبان را بر اساس گروه‌های کاری در سازمان دسته‌بندی کرد. به عنوان مثال گروه سخت افزار، گروه نرم افزار، گروه شبکه، گروه حراست و ...برای این کار دسته‌بندی‌ها را در قسمت درختواره دسته‌بندی عمومی مخاطبان یک به یک ایجاد می‌کنیم. سپس با انتخاب هر مخاطب، با انتخاب گزینه‌ انتقال به از قسمت منو، و سپس دسته‌بندی عمومی، مخاطب مورد نظر را به هریک از دسته‌بندی‌های ایجاد شده انتقال می‌دهیم.

نکته:شایان ذکر است که دسته‌بندی عمومی مخاطبان کاربرد دیگری نیز دارد. در قسمت اطلاعات پایه، قسمت گروه اقدام-نوع سرویس، گروههایی ایجاد و سپس گروه مخاطبانی را که پیش از این در درختواره دسته‌بندی‌عمومی مخاطبان تعریف کرده‌ایم انتخاب می‌کنیم. در مرحله‌ی بعد در قسمت انواع اقدام، که اطلاعات آن در فرم اقدام نمایش داده می شود را تعریف و برای هر یک از اقدام‌هایی که ایجاد کرده‌ایم، گروه اقدامی که در مرحله‌ی قبل ایجاد کرده‌ایم را تعیین می‌کنیم .حال برای هر یک از مخاطبان این گروه اقدام‌‎ها، در هنگام ثبت اقدام، لیست انواع اقدامی که مشخص کرده‌ایم نمایش داده می‌شود.

براي جستجو بر اساس ستون‌هاي نشان داده شده در فهرست مخاطبان در قسمت سطر فيلتر در ستون مورد نظر خود کلمه اي را که مي خواهيم تايپ کرده و صبر کنيم، لازم نيست که همه کلمه را تايپ کنيم کافيست قسمتي از کلمه مورد نظر خود را تايپ و منتظر بمانيم تا فيلتر اعمال گردد. (به عنوان مثال در شکل زیر جستجو بر اساس کلمه یون در نام شده است).

براي مرتب سازي فهرست مخاطبان کافيست بر روي عنوان ستون مورد نظر کليک کنیم ، در اينصورت علامت فلش کوچکي روي ستون که نحوه مرتب سازي را نشان مي دهد، ظاهر مي شود. با کليک دوباره بر روي همان ستون جهت مرتب سازي برعکس مي شود. براي برداشتن مرتب سازي و برگشتن به حالت پیش‌فرض بر روي همان ستون همزمان کليد ctrl را نگه داشته و با موس بر روي عنوان ستون کليک می‌کنیم.