کلیه مکاتبات کاربر در سیستم گاما در قسمت کارتابل صورت می‌پذیرد که از سه بخش درختواره کارتابل، کارتابل و پیگیری تشکیل شده است. کاربر از طریق این بخش و با توجه به نقشی که دارد، می‌تواند روی سندهای دریافتی ارجاع، اقدام، و ... انجام دهد که به صورت جداگانه توضیح داده شده است.
درختواره کارتابل براساس هدف ارجاع دسته بندی شده است، به عنوان مثال درخواستی که برای مشاهده و اقدام یا برای تایید ارسال شده است در گره‌های مشخص شده قرار می‌گیرند..
در این قسمت درخواست‌های کاربر با توجه به هدف درختواره کارتابل قابل مشاهده است. با انتخاب هر یک از گره‌ها در درختواره کارتابل در فهرست درخواست‌های مرتبط با گره مورد نظر نشان داده میشود.
هدف از ثبت اقدام، مشخص کردن کارها و اقدام‌های انجام شده برای هر درخواست می‌باشد و همچنین کارشناس مشخص می‌کند که آیا درخواست قابل انجام است یا خیر، اگر قابل انجام نیست دلیل عدم انجام نشدن کار را مشخص می‌کند.
نکته: توجه کنید بعد از اضافه نمودن پیوست روی "بارگذاری" کلیک نمایید.
در این قسمت کارشناس تاریخ، ساعت، مدت، و شرح کار خود را وارد و سپس روی دکمه افزودن کلیک می‌کند ( ممکن است بیش از یک اقدام روی درخواست انجام داده باشد).
نکته: برای مشخص کردن جزئیات بیشتر در نحوه محاسبه کردن مدت پاسخ در قسمت تنظیمات سازمان تب محاسبه شاخص‌ها میتوان تنظیمات را انجام داد.
نکته: در صورتی که نوع اقدام از نوع تعویض قطعه باشد، قسمتی در زیر نوع اقدام به شکل زیر ظاهر میشود که نشان دهنده موجودی انبار یا قطعاتی که از طریق دریافت مجوز به درخواست اختصاص داده شده است و با انتخاب قطعه موردنظر تب قطعات داغی ظاهر میشود و با انتخاب قطعه موردنظر با وضعیت مشخص شده به انبار موقت کارشناسی باز خواهد گشت. هرکاربر در صورتیکه در اطلاعات پایه عضو انبارهای موردنظر معرفی گردد، می‌تواند موجودی انبار را مشاهده کند. بعد از کامل کردن فرم اقدام و کلیک روی تایید به صفحه "مرحله بعدی" وارد می‌شویم که از چهار گزینه تشکیل شده است که وضعیت انجام کار را مشخص می‌کنیم که دارای چهار حالت می‌باشد .
نکته: برای اضافه کردن دلیل‌های مختلف با راهبر سیست تماس گرفته و راهبر سیستم در قسمت اطلاعات پایه دلیل گفته شده را وارد نماید.
بعضی درخواست‌ها به گونه‌ای هستند که بعد از مرحله تشخیص کارشناس (مثل مصرف قطعه یا بازکردن پورت USB) نیاز دارند قبل از انجام کار توسط مسئول مربوطه مجوز صادر گردد. یا برای تحویل قطعه به صورت خودکار برای انباردار ارسال شود. در این قسمت می‌توانیم با انتخاب درخواست موردنظر و کلیک برروی دکمه دریافت مجوز لیست مجوزهای که در سیستم ایجاد شده است را مشاهده کرد و با انتخاب هر کدام از مجوزها طبق تعریف فرایند گردش، درخواست گردش پیدا می‌کند.
برای ارجاع درخواست به شخص یا گروهی، با انتخاب درخواست موردنظر و با کلیک روی دکمه ارجاع فرم زیر باز میشود و توضیحات بیشتر در جدول زیر داده شده است.
نکته : گروه کارشناسی را میتوان در قسمت مخاطبان ایجاد کرد.
نکته: با انتخاب فایل موردنظر سپس روی دکمه بارگذاری کلیک نمائید.
در جدول زیر فهرست ستونهای که میتوان به ستونهای کارتابل افزود را مشاهده می‌کنیم.
برای جستجو براساس ستونهای نشان داده شده در فهرست کارهای جاری، در قسمت سطر فیلتر در ستون موردنظر خود کلمه‌ای را که می‌خواهید تایپ کرده وسپس صبر کنیم، لازم نیست که همه کلمه را تایپ کنید کافیست قسمتی از کلمه موردنظر خود را تایپ کرده و منتظر بمانید تا فیلتر اعمال گردد. ( به عنوان مثال در شکل زیر جستجو براساس کلمه حسینی در ستون فرستنده انجام شده است)
در این قسمت اطلاعات بیشتری از درخواست انتخاب شده را کارتابل نمایش می‌دهد. اطلاعاتی از قبیل متن، درختواره گردش، اقدام و ... مشاهده میشود، در کارتابل خود برروی سطر موردنظر کلیک کرده و در این قسمت اطلاعات موردنظر را مشاهده نمائید.
کاربر باید در هر لحظه بتواند از آخرین وضعیت درخواست‌هایی که ثبت یا ارجاع یا اقدام کرده است مطلع شود. برای این کار در قسمت کارتابل و کلیک روی دکمه پیگیری می‌تواند تمامی درخواست‌های مرتبط با خود یا درخواست‌های که دسترسی داشته باشد را مشاهده کند.
در صورتی که کاربری دسترسی مشاهده اخبار را داشته باشد با کلیک روی اخبار موردنظر جزئیات اخبار را مشاهده می‌کند.
نکته: برای تعریف اخبار جدید با راهبر سیستم تماس گرفته تا اخبار مورد نظر را در قسمت مدیریت اخبار سیستم ثبت نماید.
در صورتی که کاربری دسترسی دفترچه تلفن را داشته باشد می‌تواند با وارد کردن نام شخص مورد نظر و سپس با کلیک روی آیکن جستجو و انتخاب کاربر یافت شده شماره تلفن کاربر را پیدا کند.
برای ویرایش اطلاعات شخصی در قسمت سرصفحه با کلیک روی نام کاربری خود و انتخاب ویرایش اطلاعات شخصی، اطلاعات شخصی خود را ویرایش کند.
برای هرکاربر یک کلمه عبور به صورت پیش‌فرض تعریف شده است، پیشنهاد می‌گردد که پس از اولین ورود در قسمت سرصفحه با کلیک بر روی نام کاربری خود و انتخاب تغییر کلمه عبور، کلمه عبور خود را تغییر دهد. کلمه عبور فقط در اختیار کاربر جاری است و حتی راهبر سیستم هم نمی‌تواند آنرا را مشاهده کند. راهبر سیستم در صورت لزوم می‌تواند کلمه عبور جدید تعریف کند.
نکته: در صورتیکه نمی‌توانید به سیستم وارد شوید، یا شماره کاربری و رمز عبور نامعتبر است با راهبر سیستم تماس بگیرید.
در این قسمت می‌توانیم کارتابل را به شخص دیگری تفویض کنیم و اختیارات به کاربر دیگری واگذار میشود. مثلا زمانیکه کاربر به مرخصی می‌رود می‌تواند تفویض اختیار انجام دهد تا در غیاب وی کاربر دیگری کارهای او را انجام دهد.
بعضی کلمات یا جملات پرتکرار که در شرح درخواست یا اقدام وارد می‌کنیم، در این قسمت میتوان تعریف نمود که کاربر موقع ارجاع یا اقدام بدون وارد کردن متن با کلیک روی شرح کلمات کلیدی مشخص شده را انتخاب نماید.
این بخش می‌توانیمفهرست شخصی از همکاران تعریف کنیم و کاربران موردنظر را اضافه کنیم که در هنگام ارجاع درخواست دیگر لازم نیست جستجو انجام دهیم، کاربرانی که در فهرست شخصی قرار گرفته‌اند در بالای لیست مشاهده میشود.