فرایند نصب و راه اندازی نرم افزار Help Desk گاما شامل چهار مرحله اصلی “برنامه ریزی”، “جمع آوری اطلاعات”، “آموزش” و “نظارت بر عملکرد” می باشد. برنامه ریزی قبل از شروع راه‌اندازی یکی از اصلی ترین مراحل پیاده سازی نرم افزار می باشد و چنانچه درست و دقیق انجام شود از هدر رفتن زمان و هزینه های اضافی سازمان جلوگیری خواهد نمود.
مراحل اجرایی پیاده سازی نرم افزار گاما به شرح زیر می باشد:
اولین قدم برای شروع کار مشخص شدن مدیر پروژه از سمت کارفرما بوده و نماینده گاما نیز به کارفرما معرفی می گردد تا تمامی اقداماتی که در مراحل بعدی توضیح داده شده است اعم از پیگیری ها، آماده سازی سرور، جمع آوری اطلاعات، نصب، آموزش و … توسط این دو نماینده صورت پذیرد.
این مرحله یکی از مهمترین بخشهای راه اندازی پروژه گاما بوده و مراحل مختلف اجرای پروژه را در زمان تعیین شده هدایت می کند. در گانت چارت راه اندازی گاما، مراحل پیاده سازی ماژولهای مختلف نرم افزار و برنامه های آموزشی مشخص و زمان بندی می شود. وظیفه آماده کردن گانت چارت به عهده نماینده گاما بوده و متناسب با نیازمندی‌ها و ابعاد پروژه (با هماهنگی کارفرما) ارائه می گردد.
نصب نرم افزار که شامل نصب SQL Server، IIS و تنظیمات نرم افزار گاما می باشد توسط شرکت دومان سامانه روی سرور کارفرما انجام می پذیرد. پیش نیازهای سخت افزاری و نرم افزاری نصب گاما قبل از این مرحله در اختیار نماینده کارفرما قرار داده می شود. نصب نرم افزار از آن جهت در مرحله تبدیل اطلاعات قرار می گیرد که نصب و تبدیل اطلاعات معمولا همزمان انجام می شوند.
برای راه اندازی نرم افزار Help Desk گاما نیاز به اطلاعات اولیه ساختار سازمانی، پرسنل و تجهیزات می باشد که وظیفه تهیه این اطلاعات به عهده کارفرما بوده و نماینده گاما این اطلاعات را وارد نرم افزار می نماید. در گاما روشهای مختلفی برای ورود اطلاعات وجود دارد: فایل اکسل، سینک (sync) پایگاههای داده، وب سرویس.
در این مرحله آموزش راهبری نرم افزار Help Desk گاما به نماینده (مدیر پروژه) کارفرما ارائه شده و بخشهای مختلف نرم افزار به طور کامل آموزش داده خواهد شد. معمولا بعد از این جلسه فرایندهای درخواست و انبار به کمک مدیر پروژه و مسئولین ذی‌ربط در نرم افزار گاما تعریف و تست می گردد.
فرایند درخواست در این جلسه به کارشناسان فناوری اطلاعات ارائه خواهد شد. در این جلسه مسئولین انبار و مدیران فناوری اطلاعات نیز حضور داشته و بعد از این جلسه آموزشی درخواستهای سازمان در نرم افزار گاما ثبت، پیگیری و اقدام خواهد شد.
کارشناسان و مشاوران گاما به صورت دوره ای و منظم وضعیت راه اندازی و عملکرد نرم افزار گاما و طریقه استفاده ار نرم افزار را بررسی کرده و مشکلات آن را به مدیر پروژه اعلام می نماید. هدف از پایش عملکرد اطمینان از نحوه صحیح پیاده سازی و استفاده بهینه از امکانات نرم افزار گاما می باشد.
