Helpdesk

چکیده

عدم اطلاع از آمار دقیق تجهیزات در سازمانها، کمبود اطلاعات کافی از وضعیت موجود در انبار IT، نبود شناسنامه ی دقیق از سخت افزارها و نرم افزارهای موجود و … از مشکلات عمده بخش فناوری اطلاعات سازمانها به شمار می روند.

در سازمانهای بزرگ با توجه به انجام کار پشتیبانی IT توسط کارشناسان و پیمانکاران اغلب اطلاعی دقیقی از میزان قطعات و تجهیزات مصرفی و یا مقدار هزینه های صرف شده برای مدیران سازمان فراهم نیست.

مقدمه

مدیریت تجهیزات به هر سامانه ای که عهده دار وظیفه نظارت و نگهداری تجهیزات یک گروه یا مجموعه باشد اطلاق می گردد. این تجهیزات یا به صورت ملموس قابل تعریف هستند مثل میز، صفحه نمایش، چاپگر، … (تمامی مواردی که شماره اموال می گیرند) و یا به صورت داراییهای غیر ملموس مانند انواع نرم افزارهای مورد استفاده در سازمانها.

مدیریت تجهیزات یک فرایند سیستماتیک شامل اجرا، نگهداری، ارتقا و مرتب کردن تجهیزات به صورت مقرون به صرفه است. مدیریت تجهیزات به منظور دستیابی به بهترین بازخورد و فرایند نظارت و نگهداری تجهیزات سیستمی، جهت ارائه بهترین خدمت به کاربران تعبیه گشته است.

سامانه مدیریت تجهیزات در تمام سطوح سازمانی قابل به کارگیری است، به طور مثال مدیران ارشد می توانند با استفاده از گزارشهای متنوع از وضعیت موجود اطلاع یابند و راهکارهایی برای بهبود آن ارائه دهند، و یا کارشناسان انبار که آمار دقیقی از موجودی انبار و زمان نقطه سفارش مجدد دارند.

Helpdesk

چرا به سامانه مدیریت تجهیزات و پشتیبانی نیازمندیم؟

به طور کلی، مدیریت تجهیزات شامل نگهداری شناسنامه و تاریخچه تجهیزات، مدیریت نگهداری و تعمیرات، انبار قطعات و … است و به سازمانها این امکان را می دهد تا با یک نگاه از وضعیت موجود اطلاع یابند و بهترین راهکارها را با توجه به گزارشهای جامع مدیریتی این سامانه جهت بهبود کارایی سازمان اتخاذ نمایند. در روشهای سنتی مشکلاتی از قبیل:

  • عدم اطلاع از آمار تجهیزات به تفکیک نوع و ساختار سازمانی
  • عدم اطلاع از نقل و انتقلات تجهیزات در سازمان
  • فقدان گزارشهایی به تفکیک واحد، مدل محصول، شرکت سازنده و…

وجود دارد.

قبل از توضیح بیشتر درباره این سامانه و ارائه ویژگیهای آن، چند سوال کلیدی که جزء نقاط بحرانی سازمانها هستند مطرح می شود:

  • آیا از موجودی انبار خود اطلاع دقیق دارید؟
  • پراکندگی آمار تجهیزات شما به طور دقیق در سطح سازمان به تفکیک کاربران و واحدها به چه صورت است؟
  • آيا مي‏دانيد بيشترين درخواستها در مورد کدام محصولات و خدمات هستند؟
  • چگونه می توانید گزارشهای یکپارچه از مدت زمان و هزینه صرف شده برای تعویض قطعات به ازای واحد سازمانی، فرستندگان و انواع محصولات و خدمات خود تهیه کنید؟
  • چگونه می توانید ارزیابی سریع و درستی از حجم و تنوع درخواستهای سازمان خود داشته باشید؟

شما به وسیله سامانه مدیریت تجهیزات و پشتیبانی می توانید تمام این موارد را به سادگی و به صورت متمرکز در یک سامانه پاسخ دهید.

Helpdesk

مزایای سامانه مدیریت تجهیزات و پشتیبانی

این سامانه علاوه بر رفع مشکلات روشهای سنتی، قادر به شناسایی نقاط بحرانی سازمانها نیز می باشد. همچنین شامل مزایایی از قبیل موارد زیر است:

  • آزادسازی وقت مدیران
  • امکان گزارش گیری از تجهیزات، شناسنامه تجهیزات و تجهیزات
  • امکان تعریف شناسنامه تجهیزات
  • اطلاع دقیق و سریع از نیازهای سازمانها، ادارات و معاونت ها
  • برنامه ریزی برای خرید تجهیزات
  • توزیع مناسب تجهیزات
  • نگهداری فهرست کامل تجهیزات و دارایی های سازمان به همراه شناسنامه کامل و ملحقات آنها
  • امکان ایجاد انواع دارایی ها از قبیل سخت افزار، نرم افزار، شبکه، خدمات و … به همراه وضعیت، مکان، شرکت سازنده و مدلهای آنها و ارتباط آنها با کاربران

سامانه مدیریت تجهیزات و پشتیبانیIT ابزاری است که توسط سازمانها مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد تا فرآیندهای مربوط به تجهیزات، قطعات، داراییها و … سازمان خود را در عین افزایش بهره وری، کارایی و راضی نگه داشتن مشتری، ساده کنند، علاوه بر آن به راه اندازی و دستیابی به استاندارد بین المللی ITIL کمک شایان توجهی می کند.

مدیران قادرند به سرعت گزارشهای متنوعی از آمار تجهیزات، مقدار قطعات مصرفی، هزینه ها و … را تولید کنند، به آنچه کارمندانشان به عنوان کارشناسان مربوط به این سامانه در حال اجرا هستند دسترسی داشته باشند، و بعلاوه مشکلاتی که کاربران به طور پی در پی با آن مواجه می‌شوند را تحلیل کنند.

مدیران با استفاده از این سامانه قادرند بر عملکرد کارشناسان خود نظارت داشته باشند و به طور مثال بررسی کنند آیا هزینه های صرف شده برای تعمیر یک کامپیوتر مقرون به صرفه بوده است؟ و یا با توجه به افزایش هزینه ها ممکن است شارژ کارتریج چاپگری از یک سازنده مشخص بسیار هزینه بر باشد و مدیر با توجه به گزارشهای متنوع می تواند مشخص کند چه تعداد چاپگر از آن نوع موجود است و در صورت لزوم آنها را با انواع به صرفه تر تعویض نماید. این موارد گوشه هایی از مزایای این سامانه را نشان می دهد.

نتیجه

سامانه مدیریت تجهیزات و پشتیبانی IT

با توجه به کارایی بالای آن سهم به سزایی در افزایش بهره وری سازمانها (به ویژه سازمانهای با گستردگی و وسعت بالا) دارد. در بازار امروز این سامانه یا به صورت مجزا عرضه شده یا درون نرم افزارهایی مانند Helpdesk (نرم افزاری جهت مدیریت درخواستها، در صورت نیاز به سیستمی جامع توصیه می گردد) تعبیه گردیده است.

با پیشرفت روز افزون مکانیزاسیون در سازمانها و غالب شدن فرهنگ استفاده از این گونه سیستمها بر شیوه های دستی، این سیستم جایگاه خود را به سرعت در سازمانها یافته است و به یکی از پرکاربردترین سیستمها مبدل گشته است.

این سیستمها همچنین نقش برجسته ای در دستیابی سازمانها به استانداردهای فناوری اطلاعات (ISO های مربوطه) ایفا می کنند. جدا از هزینه بسترسازی سخت افزاری و نرم افزاری سازمان (که امروزه در اکثر سازمانها این بستر فراهم است)، این سامانه مزایای زیادی برای کل فعالیت اقتصادی خواهد داشت.

لذا به سازمانها توصیه می شود جهت ارتقای سطح کیفی خود و نزدیک شدن به استانداردهای جهانی حرکت خود به سوی این سیستمها را تسریع بخشند.