با توجه به وجود نرم افزارهای مختلف که شباهتهای زیادی با هم دارند، بایستی در هنگام تهیه و خرید نرم افزار help desk به نکات زیر توجه کرد. اینها همه نکات مهم در خرید نرم‌افزار نیستند ولی سعی شده تا مهمترین آنها در این نوشته کوتاه به عنوان یک راهنما آورده شود.

همچنین می‌توانید به فهرست ویژگیها و امکانات گاما به عنوان یک مرجع دقیق مراجعه فرمایید.

  1. مدیریت فرآیندهای مدیریت خدمات فناوری اطلاعات:
    • فرایندهای مرتبط با درخواست خرید، خرید، تنخواه، اسقاط، نقل و انتقال تجهیزات
    • فرایندهای مرتبط با گردآوری، توزیع و انجام درخواست
    • فرایند نظرسنجی و پرسشنامه از کاربران و مدیران
    • فرایند خوداظهاری از کاربران درخصوص اطلاعات شخصی و تجهیزات و داراییهای مورد استفاده
    • فرایند گردآوری تدریجی دانش سازمانی که به دفعات بتوان به آن مراجعه نمود.
  2. مدیریت انبار
    • امکان مدیریت چندین انبار با وضعیتهای مخلفت مانند انبار شبکه، انبار اصلی، انبار موقت، با وضعیتهای نو، دست دوم، ضایعات (داغی)
    • مدیریت آمار مصرف قطعات
    • مدیریت هزینه خرید و خدمات مرتبط با دارای و قطعات مورد نیاز سازمان
  3. مدیریت تجهیزات و دارائیهای سازمان
    • شناسنامه کامل دارائی شامل شناسنامه نرم‌افزاری، سخت‌افزاری و شبکه مانند نام دستگاه، IP، سیستم عامل، سایر نرم افزارهای نصب شده، قطعات مورد استفاده
    • امکان تعریف ارتباطات بین داراییها، مثل اینکه یک Database server به چندین Application server خدمات می‌دهد.
    • امکان گزارشگیری موجودی براساس برند، مدل، سطوح ساختار سازمانی
    • امکان گزارش از تجهیزاتی که بیش از تعداد مشخصی دچار خرابی می‌شوند.
    • امکان گزارشگیری از تجهیزاتی که هزینه تعمیر و نگهداری آنها بالاتر از حد میانگین سازمانی است.
  4. امکان یکپارچگی با سیستم اتوماسیون اداری و سایر سیستمهای موجود مانند AD، Portal و …: یکی از مشکلات بسیار شایع در سازمانها وجود سیستمهایی با داده‌ها و اطلاعات پایه یکسان بین همه ‌آنهاست، مثلا user name, password در Active Directory است، ساختار سازمان و فهرست پرسنل در سامانه‌هایی مانند منابع انسانی، اتوماسیون اداری، سیستم حضور و غیاب وجود دارد. چه خوب می‌شد اگر همه نرم‌افزار از یک منبع برای یکسان سازی اطلاعات پایه‌ای استفاده می‌کردند، و نیازی به ورود مکرر و خسته کننده اطلاعات در سامانه‌های مختلف نمی‌بود، نیازی به حفظ کردن passwordهای مختلف برای سیستمهای مختلف وجود نمی‌داشت.
  5. محاسبه شاخص‌های بهبود و SLA
    • بهبود متوسط زمان پاسخ
    • تاخیر درخواست‌ها
    • Availibility
  6. خبر رسانی: خبررسانی در مقاطع مختلف بررسی یک درخواست امری اجتناب ناپذیر است، خبررسانی میتواند از طرق ارتباط مختلف صورت پذیرد
    • SMS
    • email
    • Web service
  7. امکانات جانبی در کل نرم افزار
    • پشتیبانی
    • آموزش
    • ساختار سازمانی
    • تبدیل به excel و دریافت از excel