Workflow یا گردش کار چیست؟ مزایا و نمونه‌هایی از فرایند گردش کار

Workflow یا گردش کار شامل الگویی تنظیم شده و قابل تکرار از فعالیت‌های کسب و کار است که توسط سازمان به صورت اتوماتیک، منابع را به فرایندهایی تبدیل می‌کند که خدمات را ارائه می‌دهد یا اطلاعات مربوط به فرآیند را تغییر می‌دهد. ساده‌تر بگوییم‌، “گردش کار، مراحل مربوط به روند انجام کار را مشخص می‌کند.”

گردش کار در کسب و کار، فرایندی قابل تکرار است که شامل مجموعه‌‍‌ای از وظایف است که معمولاً باید در یک توالی خاص انجام شود. این کار تا زمانی که از مرحله به مرحله دیگر جریان دارد، ادامه می‌یابد. گردش کار برای اطمینان از اجرای هربار فرآیند‌های مهم به روش صحیح، مفید است. به عنوان مثال‌، ممکن است بخواهید فرایند یک گردش کار را برای کارمندان جدید در نظر بگیرید تا اطمینان حاصل شود که همه کارمندان جدید، اطلاعات‌، سیاست‌ها و منابع مورد نیاز برای انجام کار خود را دریافت می‌کنند.

در این مقاله‌، ما به شما توضیح خواهیم داد که چرا کسب و کار شما به گردش کار کارآمد نیاز دارد و نمونه‌ای از گردش کار را برای کمک به شما نشان خواهیم داد.

مفهوم گردش کار را می‌توان در فردریک تیلور و هنری گانت‌، دو مهندس مکانیک در اوایل قرن بیستم جستجو کرد که به دنبال بهبود بهره‌وری صنعتی بودند. تحقیق و پژوهش آنها، منجر به مطالعات و در نهایت به راه افتادن در این بخش شد که فعالیت‌های زائد کارکنان برای انجام یک کار یا مجموعه‌ای از کارها را‌ اندازه‌گیری می‌کرد. بنابراین روشی را تعریف می‌کنند که کارمندان باید برای انجام شغل یا مهارت خود، دنبال کنند.

علاوه بر این‌، هنری گانت نمودار گانت را ایجاد کرد (یک نمودار میله‌ای که برای پیگیری بصری وظایف و نقاط عطف در یک برنامه پروژه استفاده می‌شود). نمودارهای گانت برای مدیریت ده‌ها پروژه‌های مهم از جمله ساخت سد و سیستم بزرگراه بین ایالتی مورد استفاده قرار گرفته است.

مقاله مرتبط: نمودار گانت را بیشتر بشناسید

مدیران برای کار با نمودارهای گانت، قادر به درک و پیگیری موارد زیر بودند:

• چه کارهایی باید انجام شود.
• چه کسی مسئول هر کار بود.
• چه مدت طول می‌کشد تا هر کار انجام شود.

درک این اطلاعات، ساده‌سازی فرآیندها و اطمینان از اختصاص افراد مناسب به وظایف صحیح و وجود منابع کافی برای تکمیل کار را آسان می‌کند.

شما ممکن است ایده خوبی از مراحلی که برای انجام کار خود باید انجام دهید‌، داشته باشید و در این مسیر در برابر گره خوردن یا تغییر در این مراحل، مقاومت کنید. این قابل درک است زیرا مردم به طور کلی تغییر را دوست ندارند. غالباً مردم تصور می‌کنند کاری که می‌کنند بهترین راه است زیرا این روشی است که همیشه انجام داده‌اند. با این حال‌، ایده خوبی است که به ایجاد گردش کار برای رویه‌های معمول که اغلب به دلایل زیر تکرار می‌شوند‌، نگاهی بیندازید.

با تعریف مراحل و توالی‌های خاص مورد نیاز برای انجام یک کار‌، می‌توانید با اطمینان از اتمام کار توسط افراد مناسب‌، اتمام کار به ترتیب و در یک بازه زمانی مشخص‌، عملیات تجاری را بهبود بخشید. گردش کار می‌تواند برای یک نفر یا برای گروهی از افراد طراحی شود که نقش آنها و تعیین تکالیف آنها به یکدیگر بستگی دارد. به عنوان مثال‌، یک گردش کار ساده می‌تواند روند تأیید محتوا را در یک راهنمای نصب نرم‌افزار توصیف کند:

1. یک نویسنده فنی، دستورالعمل نصب را براساس اطلاعات جمع‌آوری شده از متخصصان موضوع‌، مستند می‌کند.
2. سند برای بررسی به کارشناسان موضوع ارسال می‌شود.
3. نویسنده تغییرات را بر اساس مرور لیست می‌کند.
4. سند برای بررسی نهایی ارسال می‌شود.
5. سند تأیید یا رد می‌شود.
6. (رد شد) نویسنده پیش نویس را اصلاح کرده و دوباره ارسال می‌کند.
7. (پذیرفته شده) سند منتشر شده است.

شرکت‌های نوپا معمولاً کوچک هستند و در مقایسه با بنگاه‌های بالغ‌تر‌، فرآیندها و فعالیت‌های کمتری دارند. استفاده از نمودارهای گردش کار و به روزرسانی آنها همزمان با رشد شرکت‌، می‌تواند به شما کمک کند تا راحت‌تر کارمندان را رد کنید و زباله‌ها را بهتر از مشاهده و تلاش برای ردیابی گردش کار با چشمان خود حذف کنید.

پیاده‌سازی گردش کار در فعالیتهای روزمره به شما امکان می‌دهد که کل عملیات را از ابتدا تا انتها مشاهده کنید. برای شما آسان‌تر می‌شود که تغییرات را برای بهبود گردش کار و خلاص شدن از مراحل‌، نقش‌ها و فعالیت‌های غیر ضروری وارد کنید.

نمودار گردش کار می‌تواند به شما در تعریف بهترین روش‌ها و ساده‌سازی فعالیت‌های کسب و کار شما کمک کند. با ساده شدن فرایندها، کار با سرعت بیشتری انجام می‌شود‌ که ممکن است دریابید برای انجام کار به منابع کمتری نیاز دارید. این می‌تواند با افزایش سود شما هزینه‌های شما را کاهش دهد؛ زیرا همچنان می‌توانید با منابع کمتری اهداف و اهداف مشابه را برآورده کنید.

در زمان‌های قدیم‌، مانند دهه 80‌، نمودارهای گردش کار (یا همان دیاگرام) روی کاغذ ترسیم می‌شدند‌ و به روزرسانی این نمودارها برای رسیدگی به تغییرات فرایندها کار سختی بود. به همین دلیل‌، برخی از مشاغل “مطابق راه خود” تنظیم شده بودند و انعطاف‌پذیر نبودند و در پاسخگویی به تغییر بازارها و تحول تقاضای مشتری انعطاف‌پذیر نبودند.

با جهانی شدن اقتصاد و گسترش شرکت‌ها به خارج از مرزهای بومی‌خود‌، درک فرآیندهای کسب و کار و گردش کار از اهمیت بیشتری برخوردار بود تا بتوانند در بازارهای خود با اهمیت بمانند. اما روند ایجاد نمودار گردش کار هنوز بسیار خسته کننده و همچنان روی کاغذ بود‌، به این معنی که گردش کار پس از انتشار و اجرا می‌تواند خیلی زود منسوخ شود.

در دهه 90‌، نرم افزار مدیریت گردش کار ایجاد شد تا نمودارهای گردش کار مبتنی بر کاغذ را با نمودارهای جریان الکترونیکی جایگزین کند که می‌تواند در رایانه ذخیره شود و با چند کلیک به روز شود. تا سال 2005‌، سیستم‌های مدیریت گردش کار مبتنی بر نرم‌افزار با افزودن ابزارهای مدل سازی فرآیند کسب و کار و علامت گذاری (BPMN) قویتر شدند.

گردش کار، می‌تواند به فرآیند کسب و کار شما کمک کند. به عنوان مثال‌، برای ماندن یا خرید کردن مشتری، می‌توان اقدامات خاصی مانند ایمیل و پیشنهادات ویژه را برای آنها فرستاد تا به خرید مجدد ترغیب شوند. این نوع اتوماسیون می‌تواند فروشندگان را متمرکز کند تا در یافتن مشتریان جدید متمرکز شوند و همچنین بخش پاسخگویی به مشتری برای رسیدگی به هرگونه مشکل یا مشکلی که مشتریان ممکن است روبرو کنند‌، پاسخگو باشند.

گردش کار می‌تواند به شما کمک کند تا در یک فرآیند انجام کارهای ساده مانند ارسال موارد کار از یک کارمند به کارمند دیگر‌، به صورت خودکار ببینید که در آن چندین نفر به ترتیب خاصی وظایف خاص خود را انجام می‌دهند. اتوماسیون می‌تواند تجزیه و تحلیل عملیات کسب و کار‌، دیدن روندها‌، آمادگی برای خطرات و برنامه‌ریزی برای توسعه را آسان کند.

ترسیم یک روند کار، محدود به نقشها یا سازمانهای خاصی در یک سازمان نیست. گردش کار می‌تواند برای هر بخشی که علاقمند به انجام کار با حداکثر کارآیی از جمله مهندسی‌، بازاریابی‌، تولید‌، منابع انسانی‌، فروش‌، فناوری اطلاعات و عملیات است‌، مفید باشد.

نمودار جریان فرآیند استخدام را می‌توانید در پایین مشاهده نمایید:

منبع:  www.lucidchart.com